Menyelami Peran Administrasi Perkantoran : Tugas & Tujuannya
Administrasi Perkantoran secara umum bisa diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola operasi sehari – hari dari sebuah kantor ataupun organisasi. Lalu siapakah yang bertanggung jawab atau bertugas sebagai administrasi perkantoran itu ? Pada umumnya ialah staff adminitrasi. Ini termasuk administrasi kantor, sekretaris, asisten administratif dan petugas administrasi lainya yang bertanggung jawab langsung atas tugas – tugas admnistratif sehari – hari. Selain itu ada juga tugas – tugas utama dari administrasi perkantoran yang perlu kamu tahu.
1. Pengelolaan Dokumen & Penjadwalan
Pengelolaan dokumen yang dimaksudkan ini meliputi penyimpanan, pengarsipan dan pengelolaan dokumen serta catatan kantor secara efisien dan juga terstuktur. Selanjunya penjadwalan yaitu membuat dan memelihara jadwal untuk pertemuan, konfersi dan acara – acara lainnya yang berhubungan. Termasuk mengatur perjalanan bisnis dan reservasi.
2. Komunikasi
Menangani komunikasi baik itu internal maupun eksternal, termasuk menerima dan meneruskan telepon, menjawab email, serta berkomunikasi dengan klien, pelanggan atau mitra bisnis menjadi tugas dari administrasi perkantoran yang selanjutnya yang harus anda ketahui.
3. Penerimaan Tamu
Menyambut tamu, mengatur janji temu dan memberikan informasi dasar mengenai perushaan kepada pengunjung juga menjadi tanggung jawab atau tugas yang harus dikerjakan oleh administrasi perusahaan.
4. Pengelolaan Invetaris & Dukungan Administratif
Memantau persediaan kantor, memesan persediaan kantor yang diperlukan serta mengelola pengeluaran terkait. Selain itu, memberikan dukungan administratif kepada anggota tim atau departemen lain, termasuk membantu dengan pemrosesan dokumen, pengisian formulir, atau tugas-tugas administratif lainnya.
5. Kemanan & Kerahasiaan
Administrator harus memberikan dukungan administratif kepada anggota tim atau departemen lain, termasuk membantu dengan pemrosesan dokumen, pengisian formulir, atau tugas-tugas administratif lainnya.
6. Dukungan Administratif
Memberikan dukungan administratif kepada anggota tim atau departemen lain, termasuk membantu dengan pemrosesan dokumen, pengisian formulir, atau tugas-tugas administratif lainnya.
7. Pendukung Manajemen
Memberikan dukungan administratif kepada manajemen, seperti menyusun laporan, menyiapkan presentasi, atau membantu dengan proyek-proyek khusus
Tugas ataupun tanggung jawab ini akan sangat membantu menjaga kelancaran operasi sehari – hari dan membuat anggota tim yang lainnya pada perusahaan untuk lebih bisa fokus pada tugasnya masing – masing. Tidak sampai disitu, perlu diketahui bahwa admisnistrasi perkantoran juga memiliki tujuan – tujuan yang berfungsi untuk menjaga kelancaran dan efisiensi kantor. Berikut ini tujuan – tujuan serta penejelasannya dari administrasi perkantoran.
1. Meningkatkan Efisiensi & Produktivitas
Administrasi perkantoran memiliki tujuan untuk menyelaraskan serta mengelola semua proses administratif agar berjalan dengan efisien. Selain itu itu dengan kemampuann mengelola tugas-tugas administratif dengan baik, administrasi perkantoran mampu membantu meningkatkan produktivitas anggota tim. Penjadwalan yang efektif dan pengelolaan inventaris yang baik dapat membantu mengurangi waktu yang terbuang dan meningkatkan output pekerjaan.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan
Administrasi perkantoran haru selalu siap untuk menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang baik. Ini termasuk menyediakan laporan keuangan, statistik kinerja, dan informasi lainnya kepada manajemen untuk membantu mereka dalam merencanakan strategi dan mengambil keputusan yang tepat.
3. Menjaga Keteraturan dan Keamanan
Administrasi perkantoran bertujuan untuk menjaga keteraturan dan keamanan di lingkungan kerja. Ini meliputi pengelolaan dokumen yang sangat baik, pengaturan fasilitas yang aman, dan mengendalikan akses ke informasi penting.
4. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan
Dengan menyediakan dukungan administratif yang baik, administrasi perkantoran membantu organisasi dalam memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan dan mitra bisnis. Ini bisa meliputi respons yang cepat terhadap pertanyaan pelanggan, pengelolaan komunikasi yang efisien, dan menyediakan informasi yang akurat.
5. Mengurangi Biaya Operasional
Dengan mengelola sumber daya dengan efisien dan mengurangi pemborosan, administrasi perkantoran sangat membantu untuk mengurangi biaya operasional secara keseluruhan.
